Route equipment purchase approvals with Slack, Google Sheets, and email

This template automates internal equipment and supply purchase requests for operations, HR, and IT teams. Requests are submitted via a built-in n8n form, automatically approved for small amounts, and routed to the manager via Slack for larger ones — with full logging to Google Sheets throughout. Who this is for Operations, HR, and IT teams at Japanese companies who want to eliminate manual back-and-forth for internal purchase requests. No external form tools required. What's included A single workflow that handles the full purchase request lifecycle: 1. Purchase Request Form — Applicants submit item details via n8n's built-in form. No external tools needed. 2. Manager Lookup — The approving manager's Slack ID is automatically retrieved from a Google Sheets mapping table. No Slack IDs in the form. 3. Request Logging — Every request is appended to Google Sheets with a unique request ID and status tracking. 4. Amount Threshold Check — Requests at or below the threshold (default: ¥10,000) are auto-approved. Requests above are routed to the manager. 5. Auto-Approval Route — Status is updated, the purchasing team is notified via Slack, and the applicant receives a confirmation email. 6. Manager Approval via Slack — The manager receives a Slack DM with a custom form: approve/reject selection and a free-text comment field. 7. Approval Route — Status is updated with approver name, purchasing team is notified via Slack, and the applicant receives a confirmation email. 8. Rejection Route — Status is updated with the rejection comment, and the applicant receives a rejection email including the manager's comment. Key features - Built-in n8n form — no Jotform, Typeform, or Google Forms required - Manager is looked up automatically from Google Sheets — applicants never need to know or enter Slack IDs - Configurable auto-approval threshold (default: ¥10,000) - Rejection comments collected via Slack's custom form and logged to Google Sheets - Full audit trail: every request, approval, and rejection is recorded with timestamps Prerequisites - Google Sheets (copy link provided in the workflow) - Slack App with DM permissions and Interactivity enabled (setup guide included in the workflow) - Gmail account connected to n8n --- このテンプレートは、社内の備品・消耗品購入申請を自動化します。n8n組み込みフォームで申請を受け付け、少額は自動承認、高額は上長へのSlack承認依頼と、金額に応じた柔軟なフローを実現します。全申請はGoogle Sheetsに記録されます。 このワークフローの対象ユーザー 社内の購入申請に関するメールや口頭でのやり取りをなくしたい、日本企業の総務・HR・情報システム担当者向けです。外部フォームツールは不要です。 含まれる内容 購入申請の全ライフサイクルを1つのワークフローで処理します： 1. Purchase Request Form — 申請者がn8n組み込みフォームで備品情報を入力。外部ツール不要。 2. Manager Lookup — 承認者のSlack IDをGoogle Sheetsのマッピングテーブルから自動取得。フォームへのSlack ID入力不要。 3. Request Logging — 全申請を一意の申請IDとともにGoogle Sheetsに記録。ステータスをトラッキング。 4. Amount Threshold Check — 閾値以下（デフォルト：10,000円）は自動承認。超えた場合は上長承認ルートへ。 5. 自動承認ルート — ステータス更新・総務チームへSlack通知・申請者に確認メールを送信。 6. Slack経由の上長承認 — 上長のSlack DMにカスタムフォームを送信。承認/却下の選択とコメント入力欄付き。 7. 承認ルート — 承認者名付きでステータス更新・総務チームへSlack通知・申請者に確認メールを送信。 8. 却下ルート — 却下コメント付きでステータス更新・申請者に上長のコメントを含む却下メールを送信。 主な特徴 - n8n組み込みフォームを使用 — Jotform・Typeform・Googleフォーム不要 - 上長はGoogle Sheetsで自動検索 — 申請者がSlack IDを知る必要なし - 自動承認閾値はカスタマイズ可能（デフォルト：10,000円） - Slackのカスタムフォームで却下コメントを収集・Sheetsに記録 - 全申請・承認・却下をタイムスタンプ付きで記録する完全な監査ログ 前提条件 - Google Sheets（ワークフロー内にコピー用リンクあり） - DM送信権限とInteractivityが有効なSlack App（セットアップガイドはワークフロー内に記載） - n8nに接続済みのGmailアカウント